– Suomen mittakaavassa vastaavaa ei ole tehty. Monimuotoisuudessaan tämä on erikoislaatuisin projekti, Netoxin projektipäällikkö Sari Aura toteaa.
Muutosprojekti toteutettiin kahdessa osassa, joista ensimmäisenä vietiin läpi loppukäyttäjäpalveluiden haltuunotto kesällä 2020.
– It-ympäristön migraatio, jossa Seuren aiemmasta monitoimittajamallista siirryttiin yhden toimittajan pilviympäristöön, toteutettiin tämän vuoden alkupuoliskolla, Aura kertaa.
Vyyhtiä selvittämään
Seuren puolelta projektin vetäjänä toimi Teknologia- ja kehitystiimin tuotantopäällikkö Jan Grigorjeff.
– Käytännössä projekti ei kuitenkaan ollut vain minun ja Sarin harteilla, vaan sitä luotsattiin yhdessä monien yhteistyökumppaneiden kanssa.
Eräitä projektin suurimmista haasteista olivat monisyinen lähtötilanne sekä monitoimittajayhteistyön rakentaminen näin laajassa kokonaisuudessa.
– Olihan siinä tekemistä, kun olisi pitänyt saada vaikkapa 30 ihmistä yhtä aikaa palaveriin. Asioiden välisiä riippuvuuksia oli paljon ja monta kokkia saman keitoksen ääressä.
Sari Aura muistaa lähtötilanteen osuvan vertauksen kautta.
– Se oli kuin monta villalankakerää, joissa on useita irrallisia lankoja keskenään solmussa. Matkan varrella nousi kaiken aikaa esiin arkitehtonisesti hyvin monimutkaisia järjestelmiä, joita ei ollut kuvattu mitenkään. Toimittajilla oli myös vaihtunut tekijöitä, joten osa järjestelmiin liittyvistä asioista oli vain heidän päässään ja pyörää jouduttiin paikoitellen keksimään uudestaan.
– Seure on ollut kiinni yhdessä isossa domainissa omana itsenään, joten irrottautuminen ei ollut yksinkertainen homma. Täytyi miettiä todella yksityiskohtaisesti, mikä vaikuttaa mihinkin ja kuinka integraatio itsekoodattujen järjestelmien välillä toteutettaisiin.
Ongelmien kimppuun käytiin ketterästi ja hyvässä hengessä.
– Teimme Seuren kanssa tiivistä yhteistyötä agile-tyyliin. Asiakkaan odotukset olivat realistisia, käsitys omasta ympäristöstä hyvä ja suhtautuminen järkevää, Aura kiittelee.
Tiiviissä tahdissa
Sen lisäksi, että projekti oli laaja-alainen ja monisyinen, sille asetti suuren haasteen kireä aikataulu.
– Tämä johtui siitä, että siirtymä toteutettiin lomakautta vasten, Seuren Teknologia- ja kehitystiimin johtaja Antti Nummiranta kertoo.
– Entisellä isäntäorganisaatiollamme on käytäntönä julistaa lomakaudelle muutoskielto kesän rajallisista resursseista johtuen. Alkukesä on hyvää aikaa toteuttaa isompaa muutosta, mutta luonnollisesti se ajoi meidät tiukkaan aikatauluraamiin, johon varsinainen migraatio oli pakko ajoittaa.
Sari Aura arvioi, että tämän kokoluokan projektiin olisi hyvin voinut kulua vuosi.
– Nyt se mahdutettiin viiteen kuukauteen. Tästä on jäänyt erityisesti mieleen se, kun toimittajat kommentoivat projektin toteuttamisen tällaisella aikataululla olevan ihan hullua, Aura naurahtaa.
– Silti suuretkin toimittajat saatiin sitoutettua tarvittavaan ketteryyteen.
Sitä projektin läpivienti aikataulu edellä vaatikin runsaasti.
– Kiireen vuoksi emme voineet perustaa testiympäristöjä, eikä yksityiskohtaisen suunnitelman laadinta ollut lähtöasetelman vuoksi mahdollista.
Seuren tahollakin tiedostettiin kiireen asettamat raamit.
– Siitä käytiin keskustelua, että hieman riskirajoilla mennään, ehditäänkö kaikki palvelut varmasti siirtää. Haasteita oli matkan varrella paljon ja osa sellaisia, joita ei osattu edes odottaa. Jotkin niistä olivat yllätyksiä jopa silloisille toimittajille itselleen, Grigorjeff muistelee.
Aura toteaa, että tilanteessa tuli toimia hieman eri tavalla kuin normaalisti.
– Ongelmia ratkottiin enemmän tuotannossa. Keskeisten ja kriittisten järjestelmien toiminta luonnollisesti varmistettiin, mutta muutoin lähinnä seurattiin, toimiiko myös kaikki muu. Samalla oltiin kaiken aikaa valmiina testaamaan ja korjaamaan. Kommunikoimme varmaan noin kymmenen toimittajan kanssa ja tiedotimme siirtymästä. Varauduimme siihen, että vastaan saattaisi tulla suuriakin ongelmia.
Mallikkaasti maaliin
Migraatio kulminoitui niin sanottuun yliheittoon, joka toteutettiin toukokuun viimeisenä viikonloppuna.
– Kaikkia koneita ei saatu resetoitua, mutta Netoxilta tultiin paikalle hoitamaan asiaa. Pieniä yllätyksiä ja selvittämistä siis oli, mutta mitään ylitsepääsemätöntä ei lopulta tullut vastaan. Maaliin päästiin ja projekti meni lopulta kaikin puolin mallikkaasti, Grigorjeff summaa.
– Onnistumisena tätä voi pitää siinäkin mielessä, että tämä oli kaikille uutta ja erikoista, Antti Nummiranta nostaa.
– Suurissa migraatioissa, joissa vaatimuksena on palveluiden säilyminen toiminnassa entiseen malliin, haasteita tulee varmasti. Tässä tapauksessa muutoksesta selvittiin pienin tappioin, eikä mitään peruuttamatonta vahinkoa syntynyt. Migraation jälkeen töihin palatessa ihan kaikki palvelut eivät välttämättä olleet heti pystyssä, mutta käyttäjille aiheutunut haitta on ollut kaiken aikaa hallittavissa.
– Jatkuvia palveluita tuotettiin koko migraatioprojektin ajan. Migraatiohetkellä varauduimme suurempaan tukipyyntökuormaan ja siitä selvittiin hyvin. Projektin jälkeen moni asia on selkeämpi jatkuvan palveluntuottamisen näkökulmasta, Netoxin palvelupäällikkö Kristian Dahlgren mainitsee.
Osapuolet antavatkin tunnustusta toisilleen.
– Henkilökemiat ovat toimineet kaiken aikaa hyvin. Vaikka haasteita on ollut, niistä on selvitty hyvällä tiimityöllä ja huumorintajulla. Kun on oikeat ihmiset, jotka puhuvat oikeista asioista samoilla nimillä, niin toiminta on joustavaa ja tehokasta. Vaikeina ja kriittisinäkin hetkinä asiallisuus ja ymmärrys ovat säilyneet. On tiedostettu se, että kaikki tähtäävät hyvään lopputulokseen, joka pidemmällä aikavälillä auttaa kaikkia. Olen todella kiitollinen vastinpareistani, Aura kuittaa.
Seurella näkemystä kompataan.
– Netoxin kanssa on ollut mutkatonta toimia ja Sari veti projektipäällikkönä kommunikointia hyvin. Aikataulupaineista ja todella monisäikeisestä kentästä huolimatta palaverit saatiin kokoon ja tehtävät jaettua, Grigorjeff kehuu.
Edut alkavat näyttäytyä
Muutoksella saavutetaan suuret hyödyt, jotka alkavat nyt näyttäytyä.
– Ne eivät ole välttämättä vielä realisoituneet kaikkien loppukäyttäjien näkökulmasta, koska lomakausi on vasta päättynyt. Nyt kun valtaosa henkilökunnasta on palannut toimistolle, hyödyt aletaan huomata laajemmin, Nummiranta arvioi.
– Me järjestelmien kanssa lähemmin tekemisissä olevat olemme huomanneet muutoksen jo nyt parantuneena ketteryytenä, joustavuutena ja sujuvuutena. Näkyvyys omaan it- ympäristöön paranee, kun prosessit suoraviivaistuvat. Tärkeää on myös kommunikaation helppous. Kun asioita tehdään yhden kumppanin kanssa, kaikki ei ole aina “jonkun toisen henkilön takana”.
Netoxinkin näkökulmasta tämä seikka on avainasemassa. Nykytilanne mahdollistaa paremman asiakkaan tarpeisiin vastaamisen.
– Monitoimittajaympäristön vaihtuminen yhden toimittajan varaan ja sen aikaansaama palvelun parantuminen on tuonut hyötyjä molemmin puolin. Yksi yhteydenottokanava on asiakkaalle selkein ja järkevin toimintamalli. Käyttäjätyytyväisyys on kasvanut merkittävästi ja arvosanat migraation jälkeen nousseet selvästi. Kyllähän tällainen työn hedelmien näkeminen on palkitsevaa.
– Nyt alamme laittaa tuotantoon niitä palveluita, jotka tämä muutos sekä yhteistyö Netoxin kanssa mahdollistavat, ja ryhdymme ottamaan irti sitä hyötyä, jonka moderni pilvipohjainen teknologia tuo liiketoiminnalle pitkällä aikavälillä, Antti Nummiranta kiteyttää.
Seure erikoistuu henkilöstövuokraukseen, rekrytointiin ja määräaikaisten työsuhteiden laadukkaaseen hoitoon. Seuren tavoitteena on tarjota kokonaisvaltaiset ja kustannustehokkaat henkilöstöratkaisut vaivattomasti.
