Uudet ominaisuudet ja vanhat vakkarit
Sekä Teams, SharePoint Online että Copilot Microsoft 365:lle ovat kovassa käytössä monessa firmassa ja organisaatiossa ja nyt tuntuu, että Microsoft on saanut tulvaportit auki ja uusia ominaisuusia, käytäntöjä, keksintöjä ja muita asioita vain ilmestyy koko ajan Microsoft 365:een.
Kirjaimellisesti! Viimeisen viikon aikana kolmessa eri koulutuksessa on kesken koulutuksen tullut uusia ominaisuuksia käyttöön!
Otetaan tähän muutama isoimmista/tärkeimmistä/kiinnostavimmista uusista jutuista kesän kunniaksi. Jotkut voivat olla lähtökohtaisesti pieniä juttuja, mutta niillä voi olla iso merkitys.
Teams
Vanha Teams kuopataan lopullisesti 1.7. eli uusi Teams pitäisi viimeistään silloin olla kaikilla käytössä – joillekin asia voi toki tulla yllätyksenä, jos jää juhannuksena lomille ja kun palaa takaisin heinäkuussa tai myöhemmin, vastassa onkin erinäköinen Teams. Asetuksissa on toki teema, millä saa näyttämään vanhalta, mutta kuka sitä nyt haluaisi..? 😉
Uusi Teams on onneksi oikeasti paljon parempi ja kaikki seuraavat siihen liittyvät asiat ovatkin sen näkökulmasta, vaikkakaan ei sillä niin väliä.
Isoin juttu syksyllä tulee olemaan, varsinkin meillä, kokoustallenteiden tallennuslokaatio. Kesäkuun lopun jälkeen pitäisi olla käytössä uusi suuntaus, jossa kokoustallenteet, videolla tai pelkällä transkriptiolla, tallentuvat jatkossa aina kokouksen alkuperäisen järjestäjän OneDriveen. Tämä tulee menemään näin riippumatta siitä, kuka kokouksen tallennuksen käynnisti. Asia liittyy käytännössä siihen, että originaalin kokouksen järjestäjän voisi olettaa pystyä hallitsemaan kaikkea kokoukseen liittyvää, myös tallenteita ja transkriptioneita.
Näin tekoälyaikana tämä kaikki helpottaa myös tallenteiden osalta käyttöoikeuksien hallintaa. Jos vaikka myöhemmin tulee tarve rajoittaa kuka voi katsella tallennetta tai kysellä tekoälyltä kokouksesta jotain. Asia on tällöin täysin kokouksen järjestäjän mahdollisuuksien rajoissa.
Tässä tosiaan viestintä aiheesta on kaiken A ja O. Tiedän, että jatkuvan palvelumme asiakkailta tulee paljon kyselyjä, että ”MISSÄ mun tallenne on, minä painoin tallenna ja se ei tullut minnekään!??!” ja sitten kertaamme tätä viestiä. 😊
Samaan aikaan on tullut näytille myös uutta kanavakokemusta ja kanavien suosittelua, joka näyttää tältä:
Sieltä tulee myös kanavakortteja eli hoveroimalla kanavan päällä saa infoa mitä siellä pitäisi tapahtua, mitä varten kanava on olemassa ja muuta.
Teams elää ja voi hyvin, kauan eläköön uusi Teams!
SharePoint Online
Jaha, mistä aloittaisin. SPO [s:pooooo] tulee saamaan monta juttua kesän, syksyn, talven ja ensi kevään aikana, jotka tulevat vaikuttamaan teknisiin asioihin, sisällöntuottajien tekemiseen, sivustojen omistajien tekemisiin ja kaikkiin jonkin sortin kombonakin vielä.
Brand Center
Kaikkia kiinnostaa aina ekana intraprojekteissa, että saako fontin vaihdettua firman viralliseen fonttiin ja tähän asti olla sanottu että ei. That’s it.
Jatkossa se tuleekin taas mahdolliseksi ja saatte vaihdettua sisäänrakennetulla tavalla fontteja jos haluatte. Tähän liittyen tulee tarjolle siis Brand Center -toiminnallisuus, joka joko luo tai kytkeytyy kiinni SharePoint-sivustoon, jossa Asset Library -toiminnallisuus on käytössä. Asset Libraryt ovat asioita, joita joissakin ympäristöissä on jo käytössä ja niitä käytetään esimerkiksi dokumenttipohjien jakeluun Office-sovelluksiin ja SharePointin sisällä kuvapankkien tuomiseksi tarjolle introihin.
Jatkossa kyseisen sivuston omistajille tulee oikeus säädellä organisaation brändi-ilmettä SharePointissa ja ekana sinne tulee tarjolle mainittu fonttien tuominen tarjolle. Myöhemmin sama toiminnallisuus laajenee koskemaan myös SharePointin teemoja; niitäkin voidaan alkaa luomaan Brand Centerin kautta. Näitäkin voivat siis kyseisen sivuston omistajat luoda syksyn päätteeksi, joten nyt voisi olla aika tarkistaa keitä nämä omistajat ovatkaan – haluatko että he pystyvät moisia asioita hallitsemaan?
SharePoint Onlinen versiohistoria
Aikojen alusta asti SharePoint Onlinen versiohistoria on ollut oletuksena niin että 500 viimeistä versiota ovat tallessa ja that’s it. Sitä on voinut sitten nostaa tai laskea per kirjasto 100:sta alkaen, mutta!
Tähän tulee parannuksia: versiohallintaan voi saada jatkossa automaattisuutta kyytiin tai manuaalisestikin lisää voimaa ja aikaan perustuvaa sääntöä. Näitä voi säädellä koko ympäristön laajuisesti tai sitten vaikka sivusto- tai jopa tiedostokirjastokohtaisesti.
Automaattisuus tarkkailee paljonko ja miten jotain tiettyä tiedostoa on käpistelty ja toteaa tehtyjen muokkausten, ajan ja muutamien muiden asioiden nojalla automaattisesti, mitä versioita pidetään tallessa ja mitkä versiot voidaan poistaa tilan säästämiseksi.
Manuaalisesti voi pitää entisellään eli 500 versiota oletuksena, mutta lisäksi voi alkaa käyttämään myös niin, että ”vanhoja” versioita voidaan säilyttää 30 päivästä vuoteen tai pariin ja sen jälkeen niitä systeemi poistaa automaattisesti. Tässä esimerkkinä, jos olisi jokin asia johon luodaan asioita nopeaan tahtiin pari-kolme kuukautta ja versioita syntyy ”miljuunittain”, versiot voitaisiin pitää tallessa vaikka vain 60 päivää ja sitten niitä poistettaisiin automaattisesti jättäen jäljelle lopullisen version.
Iso pointtihan on muistaa, että jos sinulla on yksi 10 megan tiedosto, josta on 500 versiota, tilantarve kyseiselle tiedostolle ei ole 10 megaa vaan 5000 megaa. 5 gigaa yhden PowerPointin vuoksi ei kuulosta kovin fiksulta, jos viimeinen versio on se oleellisin? 😉
Sisällöntuottajan apuja
Sisällöntuottajat ovat SharePointissa isossa roolissa intran ja muiden sivustojen infojen tekemisessä ja paljon on kaivattu monenlaista isompaa ja pienempää juttua.
Nettisivutyyppisesti sivujen osien taustalle saa jo omia kuvia aseteltua ja sitä kautta tehtyä visuaalisesti jotain muuta kuin perinteistä SharePointtia:
Tämä on vasta alkua, lisäksi tekstipalikkaan on tullut maksimifonttikooksi 250, numerolistoja saa tehtyä paljon vapaammin ja vaikka aloitettuja listoja jatkettua myöhemmin. Copilot Microsoft 365:lle on tulossa myös SharePoint Onlineen ja sitä kautta sisällöntuottajat lisenssin omatessaan voivat luoda alkuja sivuille tai sivustoillekin tekoälyllä. Sisällöntuotannon työkalupaneeleita tulee uusia ja ne alkavat nostamaan esiin älyllisesti arvaten mitä sivulle voisi laittaa kun sitä tekee.
SharePoint Online saa myös uuden sisällöntuottoa tukevan aloitussivun, josta sisällöntuottaja näkee mitä on tehnyt, mitä luonnoksia on ja niin edelleen. Mahdollisesti alkaa myös näkymään statseja moniko on esmes lukenut viimeisen uutisen, jonka olet tehnyt. 😊
Copilot Microsoft 365:lle
Tässä tarkoitetaan sitten sitä maksullista lisenssiä, ei Chatpilottia, joka tunnetaan myös Copilottina (Copilot with Commercial Data Protection). Puhun tämän jälkeen vain Copilotista, mutta tarkoitan tässä tekstissä sitä maksullista lisenssiversiota, jos en erikseen sano muuta.
Copilot sai vappuaattona käytännössä suomen kielen tuen ja sitä kautta moni alkoi ottamaan sitä käyttöönsä kovaa tahtia. Copilot tuntuu myös koko ajan petraavan vauhdissa tekemistään, se saa koko ajan uusia juttuja, jopa luvattuja, kuten Web Groundingin itse sovelluksiin ja PDF-tuen esmes PowerPointtiin, eli voit tehdä esityksiä PDF-tiedostojenkin perusteella.
Copilot myös kerää vauhtia syksyllä laajentuen henkilökohtaisesti avustajasta tiimin jäseneksi Team Copilotin kautta. Microsoft siis lisää taas sekä yhden Team-sanan, että Copilot-sanan johonkin uuteen palveluun, mutta tällä kertaa taustalla onkin hieno juttu Build-julkistuksien kautta.
Copilot tulee lisenssien mukana laajenemaan myös tiimin jäseneksi eli syksyllä alkaa preview, jossa nykyisen Copilot for Microsoft 365 -lisenssin omaavat tyypit voivat kutsua Copilotin kokoukseen kuin oikean ihmisenkin. Tällöin Copilot toimii kokouksen aikana kuin sen jäsen ja voi kirjoittaa lennosta kokousmuistiinpanoja (sinne Loop-kokousmuistiinpanoihin, jota olet ihmetellyt tähänkin asti että mikä järki tässä on), joita voi toki samaan aikaan ihminenkin täyttää. Copilotista tulee siis tiimin jäsen ja voi toimia jopa kokouksen fasilitaattorina ja vaikka kellottaa aikaa kokouksessa että ”puhutaan tästä asiasta 10 min, Copilot, pidä aikaa” ja se sitten pitää.
Samaan palveluun liittyy myös että Copilotin voi kutsua keskusteluihin mukaan ja käyttää sitä vaikka ryhmäkeskustelussa apuna asioiden suhteen. Plannerissa Copilotista voi valjastaa projektipäällikön, joka vahtii että hommat edistyvät. Copilot ei siis enää olekaan henkilökohtainen avustaja, vaan koko tiimin apuri.
Pelkästään näiden asioiden puitteissa tekoäly ei todellakaan ole menossa pois tai sen merkitys työn tekemiseen ei vähene, vaan siitä tulee entistä tiiviimpi kaveri tekemään hommia – jos haluat. Valta on edelleen sinulla.
