Henkilöstöalan yritys Eilakaisla käsittelee arjessaan paljon henkilötietoja ja muuta luottamuksellista tietoa. Siksi IT-ympäristön on oltava turvallinen, mutta samalla sen pitää tukea sujuvaa työntekoa eri puolilla Suomea ja myös maan rajojen ulkopuolella.
Yrityksen aiempi IT-ympäristö ei kuitenkaan enää tukenut arkea parhaalla mahdollisella tavalla. Uuden koneen käyttöönotto saattoi vaatia pääsyä tietyn toimipaikan verkkoon, ja järjestelmiin kirjautuminen edellytti VPN-yhteyksiä. Valtakunnallisessa yrityksessä se aiheutti tarpeetonta kitkaa.
Netoxin kanssa Eilakaisla lähti keventämään IT-ympäristöään, luopumaan omista palvelimista ja viemään kokonaisuutta pilvipohjaisempaan suuntaan. Tavoitteena oli parantaa tietoturvaa ja käyttäjäkokemusta samaan aikaan.
“Meillä liikkuu valtava määrä henkilötietoja, joten tiedon pitää olla vahvasti suojattua. Samalla käyttäjäkokemus on meille todella tärkeä. Ratkaisujen pitää helpottaa arkea, ei vaikeuttaa sitä”, sanoo Eilakaislan talous- ja IT-johtaja Katja Pekkinen.
Netox on toiminut Eilakaislan IT-kumppanina jo useamman vuoden. Netoxin Service Managerin Kristian Dahlgrenin mukaan uudistus on hyvä esimerkki siitä, miten IT-ympäristöä kannattaa kehittää asiakkaan todellisen tarpeen mukaan.
“Kun ympäristössä on ratkaisuja, joille ei enää ole samanlaista tarvetta kuin aiemmin, hyvä kumppani uskaltaa nostaa sen esiin. Tarkoitus ei ole ylläpitää vanhaa vain siksi, että se on olemassa, vaan rakentaa asiakkaalle järkevämpi ja helpommin hallittava kokonaisuus”, Dahlgren sanoo.
Turhasta kitkasta kohti sujuvampaa arkea
Eilakaislalla on työntekijöitä eri puolilla Suomea, ja osa tekee täysin etätyötä. Siksi ei ollut tarkoituksenmukaista, että uuden työntekijän tai vaihtuvan laitteen takia pitäisi kulkea tietyn toimipaikan kautta.
“Meillä on ihmisiä, jotka tekevät sataprosenttisesti etätöitä, joten kone pitää pystyä ottamaan käyttöön missä tahansa”, Pekkinen kuvaa.
Päätös kevyemmästä ja pilvipohjaisemmasta ympäristöstä syntyi Eilakaislan ja Netoxin yhteisessä vuoropuhelussa.
Me tiedämme, mitä haluamme, mutta Netox ymmärtää, miten se voidaan toteuttaa. Asioita ei vain ilmoiteta meille valmiina, vaan ne käydään yhdessä läpi”, Pekkinen sanoo.
“Me tiedämme, mitä haluamme, mutta Netox ymmärtää, miten se voidaan toteuttaa. Asioita ei vain ilmoiteta meille valmiina, vaan ne käydään yhdessä läpi”, Pekkinen sanoo.
Dahlgrenin mukaan kyse ei ollut vain palvelimista luopumisesta, vaan siitä, että ympäristöstä tehdään sujuvampi, turvallisempi ja paremmin tuleviin tarpeisiin sopiva.
“Teknisesti hyvä ratkaisu ei yksin riitä, jos se ei toimi asiakkaan arjessa.”
Muutos tehtiin käyttäjät huomioiden
Uudistukseen kuului useita erillisiä projekteja, joita vietiin eteenpäin yhteisen ohjausryhmän kautta. Pekkisen mukaan tekeminen oli systemaattista: projektien vaiheet, vastuut ja viestittävät asiat määriteltiin tarkasti.
Eilakaislan sisäisestä viestinnästä vastannut Pekkinen sai Netoxilta ohjeet siihen, mitä käyttäjille pitää kertoa ja miten heitä kannattaa ohjeistaa muutosten aikana. Netox oli myös valmiudessa tukemaan henkilökohtaisesti, jos käyttäjille tuli ongelmia esimerkiksi laitteiden päivittämisen tai käyttöönoton yhteydessä.
Uudistusten myötä uusien koneiden käyttöönotto on alkanut sujua aiempaa paremmin. Prosesseja kehitetään edelleen arjen kokemusten perusteella, mutta suunta on Pekkisen mukaan oikea.
“Prosessia on hinkattu ja hinkataan edelleen, mutta olemme saaneet myös sisäisesti porukan oppimaan uutta. Vähitellen tulee niitä ahaa-elämyksiä, että nykyään tämä voikin olla näin helppoa”, Pekkinen sanoo.
Kevyempi ympäristö tukee tulevaa kehitystä
Kevyempi ja pilvipohjaisempi IT-ympäristö tukee myös Eilakaislan tulevaa kehitystä. Yritys on laajentunut Norjaan, ja työntekijät ovat mukana samassa ympäristössä Suomen käyttäjien kanssa. Pekkisen mukaan nykyinen ratkaisu palvelee tätä aiempaa paremmin.
Netoxin vahvuus on Pekkisen mukaan siinä, että asiakkaalle ei tarjota yhtä valmista muottia, vaan ratkaisuja rakennetaan yrityksen tarpeista käsin.
“Netox ei pakota kaikkia samaan geneeriseen muottiin. He haluavat palvella meitä tavalla, joka palvelee nimenomaan meitä parhaiten”, Pekkinen sanoo.
