Copilotilla voi jo nyt luoda käyttökelpoisia esityksiä, kuvia ja dokumentteja. Monessa organisaatiossa ongelma ei ole enää se, saadaanko sisältöä aikaan. Ongelma on se, saadaanko lopputulos näyttämään organisaation omalta ilman käsityötä.
Tähän tarvitaan käytännössä kaksi asiaa: Asset Library ja Brand Kit.
Asset Library kertoo, mistä hyväksytyt kuvat, logot ja muut materiaalit löytyvät.
Brand Kit kertoo, miltä sisällön kuuluu näyttää ja miten brändiä käytetään.
Kun nämä ovat kunnossa, Copilotin ensimmäinen luonnos on lähempänä valmista. Tässä tekstissä käyn läpi, mitä Asset Library ja Brand Kit tarkoittavat, miten ne liittyvät toisiinsa ja mitä käyttöönotossa pitää huomioida.
Mikä on Asset Library?
Asset Library on SharePointiin rakennettu keskitetty materiaalikirjasto.
Sinne voidaan tallentaa esimerkiksi:
- kuvat
- logot
- ikonit
- taustakuvat
- muut visuaaliset elementit
Kun kirjasto määritetään organisaation Asset Libraryksi, käyttäjät löytävät hyväksytyt kuvat suoraan Microsoft 365 -sovelluksista.
Mikä on Brand Kit?
Brand Kit määrittelee, miltä organisaation materiaalien kuuluu näyttää ja millä säännöillä brändiä käytetään.
Brand Kitiin voidaan lisätä esimerkiksi:
- logot, fontit, värit
- kuvat
- PowerPoint- ja Word-pohjat
- tone of voice ja brändiohjeistukset
Kun käyttäjä valitsee Brand Kitin Copilotissa, Copilot hyödyntää näitä elementtejä sisällön luonnissa.
Miten Asset Library ja Brand Kit liittyvät toisiinsa?
Hyvä nyrkkisääntö on tämä:
Asset Library sisältää materiaalit.
Brand Kit määrittelee niiden käytön.
Jos Asset Library puuttuu, käyttäjät etsivät kuvia eri paikoista.
Jos Brand Kit puuttuu, materiaaleja löytyy mutta niitä käytetään eri tavoin.
Parhaat tulokset saadaan käyttämällä molempia.
Missä Brand Kit tuo eniten hyötyä?
Brand Kitistä on eniten hyötyä silloin, kun materiaaleja tehdään paljon ja useissa tiimeissä. Myynti voi luoda brändin mukaisia esityksiä, markkinointi kampanjamateriaaleja ja tapahtumatiimit webinaari- ja tilaisuusmateriaaleja ilman erillistä muotoilukierrosta. Samalla tavalla Brand Kit auttaa sisäisessä viestinnässä, koulutuksissa ja Copilotilla luoduissa kuvissa. Käyttäjien aika ei kulu oikeiden logojen, värien ja pohjien etsimiseen, vaan itse sisällön tekemiseen.
Mitä käyttöönotto vaatii?
Vaihe 1: Luo Brand Center SharePointiin
Luo SharePointiin sivusto tai kokonaisuus, johon keskitetään brändiin liittyvät materiaalit:
- logot
- kuvat
- ikonit
- mallipohjat
- brändiohjeistukset
Tämä toimii jatkossa organisaation brändimateriaalien yhteisenä kotina.
Vaihe 2: Luo Asset Library
Luo Brand Centeriin kuvakirjasto.
Suunnittele samalla:
- kansiot
- metatiedot
- avainsanat
- käyttöoikeudet
Suosittelen käyttämään metatietoja mahdollisimman paljon. Ne helpottavat käyttäjien hakua ja auttavat myös Copilotia löytämään oikeat materiaalit.
Vaihe 3: Julkaise kirjasto Asset Libraryksi
Pelkkä kuvakirjasto ei vielä tee materiaaleista helposti löydettäviä Microsoft 365 -sovelluksissa.
IT:n täytyy määrittää kirjasto organisaation Asset Libraryksi, jotta materiaalit tulevat näkyviin käyttäjille oikeissa paikoissa.
Vaihe 4: Ota Brand Kit -hallinta käyttöön
4.1 Määritä Brand Kit -omistajat
Päättäkää:
- kuka omistaa brändin
- kuka julkaisee Brand Kitit
- kuka ylläpitää niitä
Tyypillisesti vastuu kuuluu viestinnälle tai markkinoinnille.
4.2 Luo Brand Manager -ryhmä
IT luo Microsoft 365:een Mail Enabled Security Group henkilöille, jotka saavat:
- luoda Brand Kittejä
- muokata niitä
4.3 Ota Enterprise Brand Manager käyttöön
Täältä saat tarkat ohjeet sen tekemiseen: Enterprise brand manager policy setup | Microsoft Learn
4.4 Luo ensimmäinen Brand Kit Copilot Createssa
Aloita yksinkertaisesti lisäämällä esim. logo, värit, fontit:
Ensimmäisen version ei tarvitse olla täydellinen. Tärkeintä on saada käyttöön toimiva peruspaketti, jota voi täydentää käytön myötä.
4.5 Lisää brändiohjeistus
Jos organisaatiolla on valmis brändiohjeistus, lisää se Brand Kitiin.
Näin Copilot saa enemmän tietoa:
- väreistä
- logoista
- kuvamaailmasta
- tone of voicesta
4.6 Julkaise Brand Kit
Julkaisun jälkeen käyttäjät voivat hyödyntää Brand Kitiä esimerkiksi Copilotissa ja PowerPointissa.
Yhteenveto
Jos haluat päästä nopeasti liikkeelle:
- Luo Brand Center SharePointiin.
- Luo kuvakirjasto ja julkaise se Asset Libraryksi.
- Ota Brand Manager -hallinta käyttöön.
- Luo ensimmäinen Brand Kit.
- Lisää logot, värit, fontit ja mallipohjat.
- Opeta käyttäjät hyödyntämään niitä Copilotissa.
Asset Library kertoo Copilotille, missä materiaalit ovat.
Brand Kit kertoo, miten niitä käytetään.
Yhdessä ne auttavat siinä, että Copilotin tuottama sisältö näyttää organisaation omalta jo ensimmäisestä versiosta lähtien. Se ei poista tarvetta tarkistaa lopputulosta, mutta vähentää turhaa viimeistelyä ja tekee brändin mukaisesta tekemisestä helpompaa arjessa.
Loppuun vielä muistutus siitä, että Brand Kit ei ole vain brändin mukainen PowerPoint-pohja, vaan voit luoda Brand Kitin per liiketoimintayksikkö/ toiminto/ palvelu / tuote / kenkämalli / tapahtuma jne.
