”Ei pysty, on niin kauhee kiire”

Kello on neljä iltapäivällä, deadlinet hengittää niskaan ja seuraavan viikon projektit painaa jo päälle yleisen syyttäjän energialla kun työkaveri tulee innoissaan kyselemään, että joko olet testannut tätä ja tota Copilotilla? Oot ihan, että ”en todellakaan ole ehtinyt mitään testailemaan, on niin kova kiire”.

Kuulostaako tutulta? Käsi ylös, kuinka moni meistä on käyttänyt kiirettä perusteluna sille, ettei opiskele tekoälyn käyttöä? Tässä blogissa pohdin sitä, miksi ”ei ole aikaa” on niin yleinen tekosyy ja miten tekoäly kannattaisi nähdä uutena tapana tehdä töitä, eikä pelkkänä uutena järjestelmänä opittavaksi. Lisäksi kerron vinkin siihen, miten voit turvallisesti ja helposti ottaa ensi askeleet tekoälyn kanssa.

Kiire tekosyynä tekoälyn oppimiselle

”Ei ole aikaa opetella” on helppo kortti vetää hihasta, kun puhe kääntyy uuden oppimiseen. Aika on rajallista resurssia ja työpäivät täyttyvät helposti palavereista ja sähköposteista. Olen usein kuullut asiakasorganisaatioiden työntekijöiltä lauseen, ”joo, on mulla Copilot-lisenssi, mutta en ole ehtinyt testailemaan”.

Kun työ ja vapaa-aika on täynnä kuormittavia tekijöitä, tuntuu helpommalta pysyä vanhoissa toimintatavoissa, jotka kuitenkin palvelevat jotenkuten, kuin että lähtee opiskelemaan jotain uutta. Tässä ajattelussa piilee kuitenkin vaara jäädä junasta. Teknologian kehitys on saavuttanut ihan uuden vauhtitaajuuden ja ne, jotka ovat muka liian kiireisiä hyppäämään mukaan, saattavat huomata jääneensä laiturille. Juna meni jo.

Täysin uusi tapa tehdä töitä

Olennainen oivallus on ymmärtää, että nyt ei ole kyse perinteisestä järjestelmän käytön opiskelusta, johon yleensä riittää kertaluontoiset sessiot, vaan kyse on täysin uudenlaisen työskentelytavan opettelusta. Tai pikemminkin sen oivaltamisesta, että nyt meillä on mahdollisuus kertakaikkisesti uudistaa työskentelyn tapoja pohjamutia myöten. Rikotaan vanhat ”näin on aina tehty” -kaavat ja aletaan tarkastelemaan työtä uudesta näkökulmasta.

Itse näen muutoksen mahdollisuutena keskittää meidän fokus paremmin niihin paikkoihin, joissa tekoälystä ei vielä ole tekijäksi. Tekoäly, jollainen se tänä päivänä on, ei korvaa meidän empatiakykyä, intuitiota, luovuutta, asioiden yhdistelyä, päättelyä, vuorovaikutusta eikä elämänkokemusta. Näitä kykyjä (ja paljon muita) tarvitaan organisaatioissa yhä edelleen ja ehkä jopa enenevässä määrin.

Sen sijaan, että panikoin sitä, että kohta kaikki koulutukset voidaan vetää tekoälyllä ja minut heitetään romukoppaan, mietin sitä miten voisin muokata työtäni siten, että tekoäly voisi tehdä ne tylsät ja toistuvat osuudet, jolloin minä voisin keskittyä olennaiseen. Se ei ole helppoa, enkä ole vielä lähelläkään valmista, mutta joka päivä käytän hetken näiden asioiden miettimiseen.

Nyt jo olen onnistunut tekemään työpäivistäni sujuvampia tekoälyn avulla. Tämänkin blogitekstin tukena käytin tekoälyä: kerroin sille mistä aiheesta haluan kirjoittaa ja pyysin sitä tekemään rungon. Tällä tavalla säästin aikaa, kun minun ei tarvinnut lähteä tyhjästä nyhtämään, vaan pääsin ns. valmiiseen pöytään. Koko teksti on minun kirjoittamaa, mutta aiheet ja niiden järjestys tässä blogissa on tekoälyn ehdottamia.

Pala kerrallaan

Miten sitten se tekoälyn opiskelu sisällytetään siihen kiireiseen arkeen? Pala kerrallaan. Sillä tavalla se norsukin syödään.

Riittää, että kokeilet yhtenä päivänä tehdä jonkun jutun tekoälyllä. Ja toisena jonkun toisen. Isoimpia mokia mitä voi tehdä alkuvaiheessa, on se, että lähtee rakentamaan maailmanrauhaa ensimmäisellä promptilla ilman ymmärrystä siitä, milloin ongelma on promptissa ja milloin ongelma tekoälyssä.

Kaikki oppii käyttämään tekoälyä, se on varmaa. Mutta kuten kaikki muukin oppiminen, niin tämäkin tapahtuu hitaasti ja kömmähdellen. Yrityksen ja  erehdyksen kautta. Kokemuksia kannattaa jakaa kollegoiden kesken, jotta kaikkien ei tarvitsisi hakata päätään samoihin seiniin.

Oleellista on myös asennemuutos. Sen sijaan, että ajattelet olevasi aivan liian kiireinen, voitkin kysyä itseltäsi: ”mitä jos jatkossa säästänkin aikaa sillä, että teen tehtävän tekoälyllä?”. Jokainen uusi taito vie alkuun aikaa oppia, mutta tekoälyn kohdalla se on sijoitus, joka kannattaa tehdä, koska pian se maksaa osinkoja.

Mistä kannattaa aloittaa?

Tähän on helppo vastaus: M365 Copilot Chatista. Suurimmalla osalla on M365-lisenssin mukana tullut mahdollisuus käyttää Copilot Chatia, joka ei tarvitse erillistä Copilot-lisenssiä.

Microsoft nosti taannoin tämän tuotteen ominaisuuksia tuomalla sen suoraan Office-työkaluihin, joten käyttö on aina vaan helpompaa ja siitä saadaan enemmän ja enemmän hyötyjä irti. Huom! Koska tämä muutos on verrattain uusi, voi kestää hetken, että se tulee näkyviin myös sinulle.

Käytännössä tämä uudistus tarkoittaa sitä, että nyt sinulla on tekoälyavustaja siellä, missä kulloinkin työskentelet, oli se sitten Teams, Outlook, Word tai vaikkapa PowerPoint. Näissä ohjelmissa Copilot Chat keskittyy pääasiassa siihen sisältöön, joka sinulla on parhaillaan auki tai jonka erikseen syötät chatille.

Copilot Chatilla voit tehdä mm. seuraavia asioita:

• Copilot Chat: luo sisältöjä ja kuvia, hae tietoa ja inspiraatiota verkosta, opiskele jne.
• Outlook: luonnostele sähköposti, tee avoinna olevasta postista tiivistelmä
• PowerPoint: tiivistä avoinna oleva esitys, hae lisätietoa verkosta
• Excel: kysy taulukon sisällöstä, pyydä ehdotuksia kaavoihin
• Word: ideoi ja esitä kysymyksiä avoinna olevasta dokumentista

Miten tämä eroaa lisenssillisestä versiosta?

M365 Copilot lisenssillä voit hyödyntää koko organisaation dataa, eli kaikkia niitä tiedostoja, joihin sinulla on käyttöoikeus, sähköposteja, tiimikeskusteluja ja kalenterimerkintöjä. Voit myös luoda monipuolisesti erilaisia visuaalisia elementtejä brändiväreissä sekä editoida kuvia.

Valmiiden agenttien, kuten Fasilitaattorin, Analyytikon ja Tutkijan käyttö, sekä uusien agenttien luonti on mahdollista ainoastaan lisenssillisellä Copilotilla. Lisäksi sillä on nopeammat vasteajat ja pääsy uusimpiin AI-malleihin. Tämä tarkoittaa sujuvampaa käyttökokemusta ja entistä älykkäämpiä vastauksia.

Lopuksi

Meillä kaikilla on käytössämme sama määrä tunteja per vuorokausi. Se, mihin aika kuluu, on pitkälti kiinni omista valinnoistamme.

Suosittelenkin kalenteroimaan vaikka 15 min. per päivä sille, että opiskelet jonkun asian Copilot Chatilla. Kiirettä ei kannata pitää syynä sille, että ei ehdi opiskella tekoälyn hyödyntämistä oman työn, ja miksipä ei myös oman arjen, sujuvoittamiseksi.

Ensimmäinen kysymys Copilot Chatille voisi olla vaikka näin: ”Moi Copilot. En ole koskaan käyttänyt tekoälyä. Miten voit auttaa minua? ” Ja näin olet avannut pelin tekoälyn kanssa. Se on siitä mukava kapistus, että se ei pahoita mieltä mistään ns. tyhmistä kysymyksistä, eikä sitä saa rikki sillä, että vähän kliksuttelee ja kokeilee.

Ei muuta kuin rohkeasti testailemaan ja ilon kautta kohti uudenlaista työarkea!