AI-työkalujen ja erityisesti M365 Copilotin käyttöönottoja on tehty jo jonkin aikaa. Projekteja on ollut monenlaisia: osa keskittyy tekniseen käyttöön, osa osaamisen kehittämiseen, osa ajattelutapojen muutokseen ja osa siihen, että ’AI:ta pitää olla’.” Omat mallit ovat syntyneet edellä mainittujen fuusiona ja kokemuksia on monenlaisia.
Seuraavaksi rustailen teille, arvon väelle ajatuksia ja kokemuksia projektien eri elementeistä palveluntuottajan (=Netox eli Simo & the gang) näkökulmasta. Oletuksena on se, että kehittäminen on huomioitu jo organisaation strategiassa.
AI-työkalujen käyttöönottoprojekteista löytyy usein seuraavia elementtejä:
- Projektin ohjausryhmä sekä osallistujat
- Yhteiset viestintäkanavat
- Digitaalisen ympäristön ja organisaation nykytilan kartoitus
- Koulutus ja tukitoimet
- Ajattelumallien muotoilua
Ohjausryhmä ja osallistujat
Ohjausryhmä koostuu usein meidän väestä: Projektipäällikkö, kouluttaja(t) ja mahdollisesti teknisemmät substanssimöröt. Joskus yksi henkilö toimii useammassa roolissa. Asiakkaan puolelta mukaan toivotaan henkilöitä, joista joku ymmärtää organisaation ATK:ta, joku osaamista ja sen kehittämistä ja joku voi esimerkiksi edustaa koulutettavaa porukkaa tai ”tehokäyttäjiä”.
Monenlaista mahtuu mukaan, mutta tärkeää on, ettei sitä pidetä vain yksittäisenä IT-projektina vaan enemmän kehittämishankkeena (sis. osaamisenkehittäminen) ja prosessina. Kehityshankkeet suunnitellaan ja ohjataan tämän porukan voimin.
Osallistujissa on yleensä sekalainen pilottiryhmä tai yksikkö, mutta parhaassa tapauksessa koko organisaatio ja kehittämistä lähestytään pala kerrallaan. Usein ajatellaan, että on ”tehokasta” järjestää esimerkiksi koulutuksia kerralla kaikille, mutta usein pienemmissä porukoissa muutosta ja kehitystä on helpompi jalkauttaa. Hyvässä tapauksessa organisaatoista löytyy myös ”Championit”, jotka voivat olla alkuun koulutettava ryhmä tai muuten tukemassa käyttöönottoa.
Yhteiset viestintäkanavat
Projektin alussa on tärkeä sopia yhteinen viestintäkanava ohjausryhmälle, jossa pohditaan yhdessä käytännönasioita ja muutoksia. Esimerkiksi Teamsin ryhmäkeskustelu on toimiva ratkaisu. Tätä tukemaan on hyvä järjestää ohjausryhmän tapaamisia, jossa tarkastellaan projektia, palautteita, työkalujen käyttöä ja tuloksia.
Kaikille osallistujille on todella hyödyllistä luoda ”AI-yhteisö”, jota hyödynnetään tiedon ja tiedostojen jakamiseen, viestintään, keskusteluun ja vertaistukeen. AI-yhteisö voi olla esimerkiksi Teams-tiimin kanava. Kanava kokoaa yhteen paikkaan keskustelut, tiedotteet, koulutustallenteet sekä tarvittavat ja tuotettavat materiaalit. Yhteisö on hyvä työkalu ja sen käyttöön kannattaa kannusta ohjausryhmää ja osallistujia heti projektin ”kickoffista” lähtien.
Työympäristön ja organisaation nykytilan kartoitus
M365 Copilot noudattaa sujuvasti käyttäjänsä käyttöoikeuksia ja yksityisyyttä. Konepellin alla kannattaa kuitenkin tarkastella miten tietoa käsitellään ja jaetaan M365 ympäristössä. Tämä kartoitus kannattaa tehdä, oli meillä tekoälytyökaluja tai ei. Lisäksi jotkut ympäristön asetukset voivat vaikuttaa Copilotin käyttöön ➡️ yytsitään kuntoon.
Alkukartoituksessa on myös hyvä ymmärtää käyttäjien tavat toimia ja mahdolliset osaamistarpeet, jotta projektia voidaan muotoilla ihmisille sopivaksi.
Koulutuksia, valmennusta ja tukitoimia
Muutoksen yksi suurimmista työkaluista ovat erilaiset koulutus- ja tukitoimet. Osa koulutuksista keskittyy työkalujen käyttöön ja tavoitteena on, että käyttäjät ymmärtävät työkalujen mahdollisuuksia, rajoitteita ja käyttäjien vastuuta työkalujen käytössä. Osa puolestaan pyrkii auttamaan osallistujia tunnistamaan kehityskohteita omista tavoista tehdä työtä, kirjaamaan niitä ja kehittämään työtapoja ja työnkulkuja aktiivisesti.
Omien kokemuksieni sekä palautteiden mukaan koulutuksiin kannattaa sisällyttää käytännön tekemistä. Eli pelkkä tekoälyn julistaminen ja demoaminen ei riitä, pitää pyrkiä saamaan osallistujien kädet multaan eri harjoitusten avulla.
Tukitoimia voi olla lisäksi ”Tukiklinikat”, jossa pohditaan yhdessä haasteita, mietitään käyttökohteita ja jaetaan kokemuksia. Yhteisten tilaisuuksien lisäksi 1:1 valmennukset ja sparrausajat ovat tehokkaita keinoja muotoilla käyttäjien työtapoja ja etsiä ratkaisuja haasteisiin.
Työtapojen ja ajattelumallien muotoilua
Projektin alusta lähtien tulee pyrkiä kannustamaan ihmisiä pohtimaan ajatusmallejaan ja tapojaan tehdä työtä. Jatkuvan oppimisen ja kehittämisen, turvallisen kokeilukulttuurin ja yhdessä tekemisen roolia ei tulisi vähätellä.
Projektien alusta lähtien on hyvä pyrkiä kysymään oikeita kysymyksiä ja viestimään tavalla, joka auttaa osallistujia miettimään kriittisesti totuttuja tapoja tehdä työtä. Esitänkin usein projektien alussa toteamuksen, josta omien työnkulkujen tai prosessien kehittäminen alkaa: ”I have a Problem”.
Ajatus voi toimia ensi askeleena tunnistamaan omia kipukohtiaan työssä eli asioita jotka ovat toistuvia, manuaalisia ja vievät aikaa.
Kun ajatukset on liikkeellä on hyvä kirjata työnkulkuja tai prosesseja ylös, jotta niitä voidaan kehittää yhdessä. Kehitystä tehdään joskus AI-työkaluilla, joskus automaatiolla, joskus M365 perustyökaluilla ja usein myös vain muotoilemalla prosesseja uudestaan. Tämä vaatii aikaa, kokeiluja, ideointia ja kehitystä, mutta on myös usein palkitsevaa. Copilotin hyödyntäminen työnkulkujen ja prosessien muotoilussa on erittäin suositeltavaa. Näistä voi alkaa rakentumaan rooli/tiimipohjaisia käyttötapoja, työnkulkuja ja prosesseja.
Lopuksi
Työntekijöiden tekoälykyvykkyyksien ja osaamisen kehittämisen on tärkeä olla osa organisaation strategiaa ennen projektien toteutusta. Erillinen AI-strategia jää helposti irralliseksi dokumentiksi arkistoon. Tämän kaiken keskellä projektit sisältävät palautteiden keräämistä, isompien käyttötapausten priorisointia, aktiivista viestintää ja eri materiaalien tuottamista. Näihin talkoisiin kannattaa osallistua koko organisaation väen, johdosta suorittavan työn tekijöihin.
Projektiin kannattaa myös sopia selkeät tavoitteet ja mittarit (käyttäjäaktiivisuus, palautekyselyt yms.), jotta onnistumista voidaan tarkastella ja suunnitella seuraavia askelia. Kompastuskivi voi olla se, että järjestetään vain yksittäisiä koulutuksia ja ajatella, että tällä organisaation AI-kyvykkyydet kasvaa. Pyri tekemään oppimisesta, prosessien kehittämisestä, tiedon jakamisesta sekä yhdessä tekemisestä jatkuvaa ja aktiivista.
Kannusta kokeilemaan, onnistu, epäonnistu, keskustele ja pyri luomaan kulttuuria, jossa kaiken tämän voi tehdä turvallisesti ja yhdessä.
