Voi Microsoft minkä teit – SharePointin uusi starttisivu
Tai no, omasta puolesta kiitos. Minulta ei lopu työt, koska tiedän että joudun moneen kertaan moneen suuntaan tavaamaan missä ihmeessä ihmisten tekemät sivut (ja sivustotkin, huoh) ovat tulevaisuudessa.
SharePoint Online saa juurikin näillä näppäimillä uuden Aloitussivun (lontooksi SharePoint Start Page). Se saattaa jo olla tarjolla kokeiltavaksi myös teillä, sen löytää myös sopivalla osoitteella käytännössä koska vain. En anna sitä vielä tässä kohdassa, koska, no, käydäänpä läpi miksi tästä kirjoituksesta paistaa vähän läpi sarkasmia ja muutakin kiroamista.
Start Page eli SharePoint Onlinen uusi aloitussivu näyttää tältä:
Huomaat toivottavasti mikä on pointti ja siihen murhe liittyykin.
Microsoftin iso suunnitelma on saada ihmiset tekemään enemmän sivuja ja paikkoja, jonne sivut voidaan laittaa aina tarpeen mukaan ja se on hyvä idea. Edelleen tietoa jaetaan ihan liikaa sähköpostin liitteinä pdf:inä ja sitten jokainen vuorollaan saa ihmetellä mikä on uusin versio. Auta armias jos jokin versio lähtikin eri jakeluluettelolla kuin muut ja kaikki eivät sitä saaneet.
Siihen uusi aloitussivu SharePointissa tähtääkin – tehdäänpä lisää sivuja tai jopa sivustoja, kuten kuvakaappauksen yläreunasta huomaat.
Ensimmäinen murhe
Tässä on eka murhe: käyttäjät eivät ymmärrä mikä on sivuston ja sivun ero. Aivan takuuvarmasti joku tekee sivuston kun pelkkä sivu olemassa olevalle sivustolle olisi riittänyt. Sivusto on paikka, joka pitää sisällään sivuja, uutisia, kirjastoja, kansioita ja tiedostoja sekä luetteloita ja muita. Sivu on sivu, joka koskettaa yleensä yhtä aihetta jollain sivustolla, kuten työterveys-sivu intra-sivustolla.
Toinen murhe
Jos käyttäjät muistavat tämän, se on kuitenkin vasta puoli voittoa. Jatkossa uuden aloitussivun kanssa mikä tahansa käyttäjä, joka näkee sivun luomisnapin, voi luoda sivun – riippumatta siitä onko hänellä oikeuksia jollekin sivustolle tehdä sivuja ollenkaan. Sivujen tekeminen irtoaa tätä kautta kokonaan sivustoista. Minne sivut sitten ilmestyvät?
Käytännössä käyttäjän oman OneDriven taakse omaan sivukirjastoon. Sinne ei normikäyttäjä ihan helposti löydä vaan omat sivut löytyvät tuon uuden aloitussivun listauksesta. Microsoft on yhdistelemässä montaa eri asiaa toisiinsa ja ekan kerran SharePointin sivuja voi ”tallentaa” omaan OneDriveen ja tämä on toinen kerta että niitä voi sinällään tehdä SharePoint-sivuston ulkopuolella (muutama kuukausi sitten Streamista käsin pystyi jo aloittamaan SharePoint-sivun luomisen, ekaa kertaa ikinä).
Sivun voi julkaisuvaiheessa julkaista jollekin sivustolle, jonne käyttäjällä olisi muutenkin oikeus sivuja tehdä tai sivun voi julkaista mainittuun ”omaan OneDrive-sivustoon” ja jakaa erikseen sen sitten haluamilleen henkilöille tai ryhmille. Jälkikäteen tätä ei voi muuttaa, jompaankumpaan julkaistu sivu on sitten siellä.
Ilmainen vinkki tähän väliin:
Jos menit tekemään täydellisen sivun julkaistavaksi intraan, mutta julkaisit sen vahingossa omaan OneDriveesi, niin pienellä kikalla voi tavallaan saada sen julkaistua jollekin sivustolle (kuten intraan); ota sivu auki ja Uusi-valikosta valitse kopio sivustasi. Tämän kopion voit sitten julkaista halutulle sivustolle. Muista poistaa omassa OneDrivessasi oleva sivu ihan vain selvyyden vuoksi.
Loppu lähestyy
Jos tämä blogi tuntuu vaikealta hahmottaa, sitä tämä uudistus onkin. SharePoint Onlinea pitää tässä vaiheessa alkaa käsittelemään kokonaisena työkaluna, eikä enää voi ajatella, että siellä on sivustoja jonne asioita tehdään. Sivuja kun voi syntyä jatkossa myös käyttäjien omiin OneDriveihin ja it-tukipalvelut alkavat saamaan kohta kyselyjä mikseivät muut käyttäjät pääse jonkun tekemälle sivulle.
Vastaus tällöin voi jatkossa olla myös, että sivu on tekijänsä OneDrivessa, eikä hän ole jakanut sivulle mitään lukuoikeuksia kenellekään – on vain antanut suoran urlin, joka ei oikeuksia jakele 🤷
Sinällään hyviä puolia kyllä on: asioiden tekeminen sivuksi omaan OneDriveen avaa uusia ulottuvuuksia ja voi jopa helpottaa montaa viestintäasiaa. Toimitusjohtaja voi tehdä halutessaan bloginsa sitä kautta sitomatta sitä intraan ollenkaan ja välittää vain linkin jotain kautta haluamilleen ryhmille. Jossain tilanteessa normikäyttäjänkin voi olla mukava laatia uutiskirje tätä kautta ja luoda haluamansa ”uutinen” ja jakaa se sähköpostiin sellaisenaan – OneDriveen tehtävät sivut meinaan ovat ainakin tällä hetkellä ”tehty uutisia varten”, joka tarkoittaa että niissä on vain muutamia web-osia käytettävissä (ei löydy tiedostokirjastopalikkaa, esikatseluja ym, rajattu sähköpostissa suoraan toimiva vaihtoehto).
Tehtyjä havaintoja ja muita mietintöjä:
- Jos teet sivuluonnoksen ja olet lisännyt sinne vaikka pikalinkin sinun omassa OneDrivessasi sijaitsevaan tiedostoon, mutta lopuksi julkaiset tekemäsi sivun jollekin sivustolle (intraan vaikka), OneDrivessasi ollut tiedosto kopioituu intran sivustoresurssikirjastoon automaattisesti. Ongelma syntyy siitä, että kuvittelet seuraavalla viikolla päivitettyäsi sitä OneDrivessasi olevaa tärkeää Excel-filua niin, että kaikki näkevät tekemäsi muutokset intraan julkaistulla sivulla. Eivät vaan näe, siellä on originaalista tiedostosta kopio.
- Jos joku tekeekin sivun tahallaan omaan OneDriveensa vaikka perehdytyksiä varten ja sivu koetaan tärkeäksi siinä yhteydessä, mitä tapahtuu jos ja kun sivun tehnyt käyttäjä vaihtaa työpaikkaa ja käyttäjätunnus tuhotaan? Arvasit jo aivan oikein, tuo tärkeä sivu tuhotaan myös ja kaikki info siihen liittyen tunnuksen mukana.
- SharePoint Online kehittyy ja siihen tulee täysin uusia mahdollisuuksia hoitaa asioita, viestiä asioista, kertoa tarinaa ja keskittää juttuja muualle kuin sähköpostiin. Samaan aikaan vaihtoehtojen kirjo on jo niin suuri että normaali tekijä ei enää pysy perässä – näin SharePoint Onlinea kouluttavan näkökulmasta nämä on hyviä mahdollisuuksia mutten siinäpä on taikatemppu, miten pidetään työkseen muuta tekevän mutta SharePoint Onlinea hyödyntävän työntekijän tietotaito ajantasalla? Kas siinä kysymys.
No, hervoton mainos loppuun, että näitä blogeja seuraamalla ja heittämällä kollegalle linkin, on yksi tapa kertoa näistä jutuista. Sitten on koulutuksia hankittavissa ja suosituin näihin uutuuksiin onkin kahvivarttijunapalvelu ja siellä nimenomaan Juna 3, jossa tulee aina uusimpia hienouksia M365-maailmasta. Minutkin voi bongata sieltä välillä koulutuksia vetämässä.
Jos olet viestinnän tai it:n utelias ammattilainen ja sisäistit tämän kirjoituksen ytimen, voit todennäköisesti ihmetellä uutta Start Pagea seuraavassa osoitteessa omalla vastuullasi:
https://<omanfirmansharepoint>.sharepoint.com/_layouts/15/begin.aspx
Ai niin ja loppuun ennustus:
Käyttäjä saa esittelyruudun uudesta aloitussivusta ja sen jutuista ja sen päätteeksi se ehdottaa ”Kokeile! Tee itsestäsi esittelysivu”.
Ennustan että 90% käyttäjistä klikkaa sitä ja luo sivun mutta vain 3% tekee sen valmiiksi ja alle 1% näyttää sitä ikinä kenellekään.
