Copilot Coworkille annetaan rajattu työpaketti tehtäväksi. Tavallinen Copilot auttaa yksittäisessä kysymyksessä, luonnoksessa tai tiedoston muokkauksessa.
| Kysymys | Käytä Coworkia, kun | Älä käytä, kun |
| Työn koko | Tehtävä on työpaketti. | Tarve on yksi vastaus tai pieni muokkaus. |
| Lähteet | Tietoa haetaan useasta paikasta. | Tieto on yhdessä paikassa. |
| Arvo | Ihmiseltä menisi tähän selvästi aikaa. | Tehtävä hoituu minuutissa tai kahdessa. |
| Parempi valinta | Cowork kokoaa, vertailee ja muotoilee. | Copilot Chat, sovelluksen Copilot tai Power Automate riittää. |
Mihin Copilot Cowork sopii?
Cowork sopii kokonaisuuksiin, joissa tietoa haetaan useasta lähteestä, työ etenee vaiheittain ja lopputulos voidaan määritellä etukäteen.
Tehtävänannossa pitää näkyä työ, lähteet, kohderyhmä ja haluttu muoto.
Käytä Coworkia, kun vähintään kolme näistä pitää paikkansa:
- Tietoa pitää hakea useasta paikasta
- Työssä on monta erillistä, erilaista vaihetta
- Tietoja pitää vertailla tai yhdistellä
- Lopputulos pitää tehdä tiettyyn muotoon
- Työ veisi ihmiseltä oikeasti aikaa
- Lopputuloksella tehdään jotain
Asiakastapaamiseen valmistautuminen
Asiakastapaamisen taustat ovat usein sähköposteissa, Teamsissa, kokousmuistioissa, projektitiedostoissa ja CRM:ssä. Niiden kokoamiseen voi kulua 30–60 minuuttia.
Esimerkki: Valmistele minut asiakkaan tapaamiseen. Käy läpi viimeisimmät sähköpostit, kokoukset ja dokumentit. Tee muistio avoimista päätöksistä, riskeistä, asiakkaan tarpeista ja tapaamisessa ratkaistavista kysymyksistä.
Tuotos pitää lukea ennen tapaamista. Käyttäjän on tunnettava asia vähintään yhtä hyvin kuin Coworkin tekemä muistio (tarkoitus ei ole että Cowork tekee asian oikeasti puolestasi vaan hoitaa sen koostamisen).
Cowork ei korjaa huonoa tiedonhallintaa. Asiakaskohtainen Teams-tiimi sekä selkeästi sijoitetut muistiot, sopimukset ja tärkeät dokumentit parantavat hakutulosta, kun Coworkinkaan ei tarvitse arvata.
Ison tiedostomäärän käsittely ja vertailu
Cowork sopii suuren aineiston vertailuun, kun käsittelylle annetaan tarkka tavoite.
Testissäni Cowork etsi SharePoint-sivustolta mahdollisia kaksoiskappaleita ja nosti epäilyt erikseen tarkistettaviksi.
Samanlaisia käyttötapoja voisi löytyä esimerkiksi näistä:
- Sopimusversioiden vertaaminen
- Laajan asiakaspalautteen ryhmittely
- Dokumentaation puutteiden tunnistaminen
- Tuotetietojen muutosten tarkastaminen
- Käyttödatan analysointi
- Projektien yhteisten ongelmien tai riskien etsiminen
Pyyntö ”analysoi kaikki tiedostomme ja kerro jotain kiinnostavaa” on liian avoin. Rajaa aineisto, etsittävä asia ja lopputulos.
Kokonaisen materiaalipaketin tekeminen
Cowork voi tehdä samasta lähdeaineistosta useita eri tuotoksia.
Käy läpi <tämän> työpajan muistiinpanot ja <tämän> asiakkaan nykytilan kuvaus perustuen keskusteluihin näiden henkilöiden kanssa teamsissä ja sähköposteissa, tiedostoihin AS-tiimissä ja CRM:ssä. Tee niiden perusteella yhteenveto, alustava toteutussuunnitelma, PowerPoint-esitys johtoryhmälle käyttäen <tätä> mallia ja sähköpostiluonnos materiaalien lähettämistä varten.
Määritä kullekin tuotokselle kohderyhmä, tavoite ja käytettävä pohja. Johdon esitys ei voi olla pitkä muistio siirrettynä dioille.
Mihin Copilot Cowork ei sovellu?
Yhden asian tekemiseen
- Kirjoita yksi sähköposti
- Tiivistä yksi dokumentti
- Käännä tämä teksti englanniksi
- Paranna tämän PowerPoint-dian otsikko
- Etsi yksi tieto
- Tee muutama idea
- Lue kokouksen yhteenveto
- Analysoi yksi pieni taulukko
Coworkin käyttäminen yhden sähköpostin kirjoittamiseen on vähän kuin pyytäisi konsulttitiimiä vaihtamaan PowerPoint-esityksen otsikon. Onnistuu, mutta tapa on ylimitoitettu.
Epämääräisiin tehtäviin
Rajaa tehtävässä aihe, lähteet, ajanjakso, kohderyhmä, käyttötarkoitus ja lopputuloksen muoto.
- Mistä aiheesta on kyse
- Mitä lähteitä käytetään
- Miltä ajalta tietoa haetaan
- Kenelle tuotos tehdään
- Mitä lopputuloksella tehdään
- Missä muodossa lopputulos halutaan
Riskialttiisiin päätöksiin ilman ihmistä
Cowork voi valmistella tietoa, vertailla vaihtoehtoja ja tehdä luonnoksia. Ihminen tarkistaa työn ja vastaa päätöksestä.
En antaisi Coworkin itsenäisesti tehdä esimerkiksi:
- Lopullisia juridisia tulkintoja
- Sitovia taloudellisia päätöksiä
- Henkilöstöön liittyviä päätöksiä
- Tuotantoympäristön isoja muutoksia
- Ulkoista viestintää ilman tarkistusta
- Tiedostojen laajaa poistamista ilman selvää rajausta
Netoxin omassa Coworkin pilotointia koskevassa arvioinnissa lähtökohtana on ollut rajattu käyttö, käyttäjän tekemä tarkistus sekä hyötyjen, tietosuojan ja riskien arviointi ennen laajempaa käyttöönottoa.
Työhön, joka pitäisi automatisoida tavallisesti
Jos prosessi etenee aina samoilla säännöillä, käytä Power Automatea tai muuta tavallista automaatiota:
- Kun lomake täytetään, tallenna tiedot listaan
- Kun tiedosto hyväksytään, siirrä se kansioon
- Kun sopimus vanhenee, lähetä muistutus
- Kun käyttäjä luodaan, käynnistä vakioitu prosessi
Cowork sopii sisältöön perustuvaan, vaiheittain muuttuvaan työhön. Tavallinen automaatio sopii ennalta tunnettuun prosessiin.
Paljonko Copilot Coworkin käyttäminen maksaa?
Cowork edellyttää aina myös Microsoft 365 Copilot -lisenssiä mutta Coworking käyttö laskutetaan tästä huolimatta erikseen Copilot Creditseinä.
Pay-as-you-go-hinta on tällä hetkellä 0,01 Yhdysvaltain dollaria tai euroa per Copilot Credit. Kulutukseen vaikuttavat tehtävän laajuus, mallit, lähteet ja tehdyt työvaiheet.
Käytännön arvio voisi näyttää tältä:
| Käyttötapaus | Arvioitu kulutus | Arvioitu hinta |
| Viikkopäivityksen koonti | 70–200 krediittiä | 0,70–2,00 USD |
| Asiakastapaamisen valmistelu | 400–600 krediittiä | 4,00–6,00 USD |
| Laajempi data-analyysi | yli 1 500 krediittiä | jopa yli 15,00 USD++ |
Käyttö on perusteltua, kun hinta jää selvästi samaan työhön kuluvan työajan alle ja tuotos tarkistetaan ennen käyttöä.
Käytä käyttökustannuksiltaan halvinta, turvallista työkalua, joka saa työn valmiiksi.
Karkeasti järjestys on: Copilot Chat -> Power Automate -> M365 Copilot -lisenssi -> Copilot Studio -agentti -> Copilot Cowork
Johtajan tarkistuslista Coworkin käyttöönottoon
- Salli rajattu käyttöönotto, jos käyttötapaukset ovat selkeitä. Hyviä kohteita ovat asiakastapaamisten valmistelu, projektikoosteet, dokumenttien vertailu ja työpajamateriaalien paketointi.
- Älä salli vapaata “kokeillaan kaikkeen” -käyttöä. Ilman rajausta kulutus kasvaa nopeasti, eikä arvoa pysty perustelemaan.
- Määritä ensin hyväksytyt käyttötapaukset. Päätä, mihin Coworkia saa käyttää, mihin ei saa käyttää ja milloin tavallinen Copilot tai Power Automate on oikea työkalu.
- Aseta kustannusraamit. Seuraa Copilot Credit -kulutusta, tee pilotti pienellä käyttäjäjoukolla ja vertaa hintaa säästettyyn työaikaan, ei yksittäisen kehotteen hintaan.
- Pidä ihminen päätöksessä mukana. Cowork voi valmistella, tiivistää ja ehdottaa. Se ei saa tehdä juridisia, taloudellisia, henkilöstöön liittyviä tai tuotantoympäristöä muuttavia päätöksiä yksin.
- Tarkista tiedonhallinta ennen laajaa käyttöä. Jos dokumentit, käyttöoikeudet ja asiakastiedot ovat levällään, Cowork tekee näkyväksi myös sen sotkun.
- Vaadi käyttäjiltä hyvä tehtävänanto. Tehtävässä pitää näkyä lähteet, aikarajaus, kohderyhmä, haluttu lopputulos ja käyttötarkoitus.
- Päätä onnistumisen mittarit ennen pilotointia. Mittaa esimerkiksi säästetty aika, valmistelun laatu, käyttäjätyytyväisyys, kulutus ja tarkistuksessa löytyneet virheet.
- Hyvä päätös ei ole kyllä tai ei. Parempi päätös on: kyllä, rajatulle käyttäjäryhmälle, rajattuihin käyttötapauksiin, seurannalla ja selkeällä omistajuudella.
