– Minulle lätkäistiin saman tien toteutettavaksi koko IT-kumppanin kilpailutus tai vaihto, Ylitalo naurahtaa. Projektin juuret juontavat kuitenkin jo noin puolentoista vuoden taakse, jolloin Eilakaislan HR- ja kehityspäällikkö Joonas Kopperi saapui yritykseen ja havaitsi mahdollisen tarpeen muutokselle.
– Huomasin, että IT-palveluiden kustannukset olivat todella suuret. IT-infrastamme vastaavan henkilön vaihduttua Valtteriin, saatoimme yhdessä todeta, ettei meistä kumpikaan ole ollut rakentamassa alkuperäistä infraa, ja että se voisi olla luontevaa ottaa kriittiseen tarkasteluun.
Vaikka hän oli saapunut taloon tuoreeltaan, Ylitalokin oli jo ehtinyt tutkia IT-ympäristöjä ja tunnistaa niissä ongelmia.
– Vanha palvelinratkaisu oli rakennettu vuosien saatossa, ja joitain palveluita oli edelleen käytössä, vaikka niiden tarve oli päättynyt uudempien ratkaisujen myötä. Järjestelmät tökkivät, eivätkä loppukäyttäjämme olleet niihin erityisen tyytyväisiä.
Tutkailun ja pohdinnan tuloksena alkoi sopivan kokoisen, kustannustehokkaan ja asiakasta ymmärtävän IT-kumppanin tarve olla selvä.
Netox oli laitettu Eilakaislalla potentiaalisena palveluntarjoajana merkille jo ennen IT-kumppanin vaihtoon ryhtymistä.
– Netox jäi mieleeni eräästä tilaisuudesta, jossa keskustelimme yrityksen toimitusjohtaja Mikko Luhtaniemen kanssa lisenssikustannuksista, Kopperi muistelee.
– Niinpä suosittelin Valtterille tapaamista Netoxin kanssa.
Tapaaminen järjestyi Netoxin hallituksen puheenjohtaja Niko Candelinin sekä palveluiden, laitteiden ja lisenssien myynnissä työskentelevän Kai Pekarilan kanssa. Kaksikko sai jälkikäteen Ylitalolta kiitosta palvelualttiista ja kustannustehokkaasta lähestymistavasta.
– Esitys oli sen verran vaikuttava, että olin jo sen perusteella vakuuttunut. Candelin esimerkiksi lupasi jo pelkät palvelinkulut 30 % entistä edullisemmin.
Asiakkaan oikeanlaiseen lähestymiseen vaikutti erityisesti asiantuntijuus.
– Minulla on kokemusta aiemmista ja osin nykyisistäkin vastaavista asiakkuuksista, joten tiesin mihin verrata tarjottavia palveluita, ja osasin kysyä oikeita kysymyksiä, Pekarila kertoo.
– Tarjosimme alussa kapasiteettipalvelut, loppukäyttäjäpalvelut sekä tarvittavat lisenssit.
Ylitalo toimitti infon Netoxin tarjoamasta kokonaisuudesta esimiehelleen, ja tämä puolestaan edelleen johtoryhmään, jossa siitä suorastaan riemuittiin.
– Juuri asiantuntijuus meidätkin vakuutti siinä määrin, että uskalsimme lähteä siirtämään koko palveluinfran toiselle toimijalle, Kopperi summaa.
Joustava mutta jämäkkä ote
Projekti Netoxin kanssa lähti käyntiin hetimmiten jo vuoden alussa.
– Asiakkaan liiketoiminnan ymmärtäminen ja keskinäinen luottamus ovat mielestäni kaksi tärkeintä asiaa, kertoo Pekarila. Me halusimme lähteä heti työskentelemään kohti Eilakaislan tavoitteita. Halusimme näyttää heti, että valinta on osunut oikeaan. Peruslähtökohta Eilakaislalle oli selvittää, miten IT-infrastruktuuri saataisiin järkevämmin toteutettua.
– Halusimme ikään kuin päästä aiemman infran alle ja yksinkertaistaa ratkaisua, Kopperi muotoilee.
Eilakaislalla ei ollut tarkkaa tietoa palvelinkapasiteetin varsinaisesta tilasta, ja kokonaisuudelle kaivattiinkin parempaa hallittavuutta.
– Niinpä me rakensimme IT-infralle näkyvyyden ja hallittavuuden, Pekarila toteaa. Sen pohjalta voidaan tuottaa aidosti asiakkaan tarvitsema hybridiympäristö ilman ylimääräisiä, ja suoraan sanottuna turhia, osia.
Palveluiden käyttöönottoprojektin yhteydessä Netox toteutti Eilakaislan koko IT-ympäristössä inventaarion, joka osoitti Kopperin ja Ylitalon havainnot muutostarpeista oikeiksi.
– Netoxin järjestelmäasiantuntija Jaakko Matinolli kävi palvelimemme perinpohjaisesti läpi, ja päädyimme sulkemaan useita niistä turhina, Ylitalo kertoo.
Netox siivosi palvelimet järkevämpään kokonaisuuteen. Matinolli onnistui samalla myös integroida Eilakaislan sekä sen kanssa yhteistyössä toimivien kolmansien osapuolten järjestelmiä keskenään.
– Vaikka olemme pieni yritys, meillä on käytössä hyvin monimutkaisia järjestelmiä, Ylitalo avaa.
– Meille on erittäin tärkeää paitsi se, että nämä räätälöidyt ydinjärjestelmät toimivat, mutta lisäksi se, että käyttäessämme kolmansia osapuolia, kuten konsultteja, kaikki toimii myös yhteen. Hyvin kaikki on kyllä toiminutkin.
Myös Pekarila iloitsee onnistumisesta.
– Huolellinen selvitystyö, suunnitelma ja ammattimainen toteutus poisti turhia kustannuksia ja etenkin auttoi tuomaan ympäristöön näkyvyyttä ja hallittavuutta, jotka taas tuovat palveluihin käytettävyyttä, tietoturvaa ja mahdollisuuksia helpommin kehittää niitä edelleen Eilakaislan liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti.
Lisäarvoa avoimuudesta ja henkilökohtaisuudesta
Eilakaislan ja Netoxin välisen yhteistyön sujuvuutta on alusta saakka tehostanut molemminpuolinen avoimuus.
– Eilakaislan taholta kerrottiin meille tarpeista avoimesti, ja meidän roolimme puolestaan oli kuunnella ja avata tilannetta entisestään, Pekarila kertoo.
– Laadimme palvelukokonaisuutemme aina läpinäkyväksi, jotta asiakkaat tietävät aina tasan tarkkaan mitä tapahtuu ja mistä he maksavat. Näin toimittiin tietenkin myös Eilakaislan kanssa.
Eilakaislan Joonas Kopperi kertaa tuntemuksiaan.
– Palveluntarjoajalta toiselle siirryttäessä ei ole tarvinnut menettää yöunia. Silloinkin jos kaikki ei ole heti toiminut, eteenpäin on päästy vähillä murheilla. Nyt tiedän, mistä maksamme, ja ymmärrän paremmin myös IT-kokonaisuutta.
Yhteydenpidon vaivattomuus on myös eräs huomionarvoinen seikka.
– Netoxlaisten kanssa on helppo kommunikoida. Mutkatonta palvelua ja hyvää porukkaa.
Tämän allekirjoittaa myös Valtteri Ylitalo.
– Yhteistyö on toiminut moitteettomasti, ja eron entiseen huomaa selvästi. Netox on meille sopivankokoinen firma. Kun olen lähettänyt suoraan asiantuntijalle sähköpostia, häneltä tulee vastausviesti, eikä asian tarvitse kulkea tiketöintipalvelun kautta. Toki sitä käytetään loppukäyttäjien osalta.
Välittömyydestä on ollut mukavia seurauksia.
– Olemme sen ansiosta tutustuneet Jaakon kanssa hyvin ja hänestä on tullut projektin jälkeenkin eräänlainen meikäläisen ykkösmies Netoxin puolelta, Ylitalo hymähtää.
Uudet ratkaisut käyttöön
Netoxin kautta Eilakaislan käytössä ovat tällä hetkellä IT-infran palvelimet eli Netox Cloud, Palomuuripalvelut sekä Service Desk koko yrityksen henkilökunnalle.
– Netoxin ratkaisu on meille vielä sen verran uusi, että siihen on siirrytty oikeastaan vasta kesäkuun myötä, Joonas Kopperi kertoo.
– Arjen pyörittämistä on takana pari kuukautta ja Tähänastiseen olemme olleet oikein tyytyväisiä. Toivon, että palvelu vastaa jatkossakin sitä, mitä olemme ajatelleet, ja saamme rahalle vastinetta.
Kopperi arvostaa myös proaktiivista otetta.
– Meille on IT-kumppanissa tärkeää se, että kun ilmenee asioita, joista on hyvä tietää, niin ne myös tuodaan esille. Esimerkiksi, mitä olisi milloinkin hyvä tehdä lisenssien tai palvelimien osalta. Toisin sanottuna se, että IT-infran ratkaisujen pitäminen ajan tasalla ei olisi vain omilla harteillamme.
Valtteri Ylitalo kiteyttää sen, mikä varmasti nostaa hymyn kaikkien osallisten huulille.
– Netoxilta saimme edullisemmin paremmat systeemit, millä ei saatu tyytyväiseksi pelkkää IT-porukkaa, vaan koko firma.
