Se päivä, kun Ari sai tahtonsa läpi, alkoi aurinkoisena ja syksyisen kirpsakkana. Kahvin tippuessa silittelin koiraani ja fiilistelin syksyistä maisemaa. Päivästä piti tulla ihan normaali: koulutuksia, kokouksia ja muita kivoja töitä.
Aamukahvin jälkeen vetäydyin etätoimistooni ja avasin koneen. Kun kone oli herännyt, avasin ensimmäisenä verkkoselaimen, koska halusin mennä katsomaan, onko Copilot Pages jo tullut tyrkylle (ei ollut tullut, ei vieläkään 😒). Pahaa aavistamatta kirjoitin vanhasta tottumuksesta osoiteriville copilot.microsoft.com ja pamautin enterillä sisään. Mitä aktuaalista ***?! Osoiterivillä alkoi melkoinen kuhina, kun minut ohjattiin suoraan ja lyhentämättömänä M365-portaalin alkunäkymään ja sitä kautta Copilotin hellään huomaan.
Siis mitä? M365-portaalin kautta Copilotiin? Mitä tämä tarkoittaa? Ei muuta kuin viestiä kollegoille uudistuksesta ja siitä käynnistyi tohina ja touhu, kun aloimme selvittämään asiaa juuria myöten.
Mutta sitä ennen, mikä on M365-portaali?
M365-portaali on verkkosivusto, jonka kautta pääset käyttämään kaikkia M365-sovelluksiasi sekä tiedostojasi laiteriippumattomasti, eli jos tietokoneesi hajoaa, voit kirjautua toisella koneella portaaliin ja hommat jatkuu. Voit luoda portaalista suoraan uusia dokumentteja ja hakea tiedostojasi niin OneDrivestä kuin SharePointista.
Portaalissa pystyt tunnisteita lisäämällä, eli tägäämällä tiedostoja M365-ympäristössä, nostamaan niitä esiin aivan eri tavalla kuin esim. OneDrivessa. Portaalissa on myös sivupalkki kalenterille ja ToDo-listalle. Portaali voi monelta jäädä vähälle käytölle, koska oleellisimmat sovellukset on ladattu työpöytäversioina, ja tiedostojakin näprätään Teamsin kautta. Meidän Ari on portaalin puolesta puhunut jo kauan ja käyttääkin sitä päivittäin omassa työssään (sekä puhuu siitä joka käänteessä 😅).
Kuva 1 Tunnisteet
Kuva 2 Sivupalkin kalenterinäkymä
Miksi Copilot muutti M365-portaaliin?
Copilot muutti M365-portaaliin, jotta käyttäjän olisi helpompi hahmottaa oma ympäristönsä – tässä tapauksessa työympäristö. Oli sinulla käytössäsi Microsoft 365 Copilot-lisenssi tai ei, niin voit käyttää Copilotia työssäsi tämän portaalin kautta. Lisenssin omaaville väyliä on luonnollisesti muitakin, kuten esim. Outlook ja Teams, mutta lisenssittömille tämä on The Place To Be.
Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?
Muutos näkyy siten, että seuraavan kerran kun menet osoitteeseen copilot.microsoft.com, saat tämän näköisen ruudun:
Kuva 3 Copilotin kiinnittäminen
Jos valitset Pin and Continue, ohjaudut M365-portaalin sivulle kiinnittyneeseen Copilotiin. Valitset Do not pin, ohjaudut osoitteeseen copilot.cloud.microsoft, jossa sinulle ehdotetaan, että voit kiinnittää Copilotin asetusten kautta:
Kuva 4 Copilotin kiinnittäminen
Kuva 5 Copilotin kiinnittäminen
Kun olet kertaalleen tehnyt kiinnityksen, ohjaudut aina M365-portaalin kautta Copilotiin.
Onko tässä mitään järkeä?
Järki piilee siinä, että nyt meidän on helpompi hahmottaa olevamme työympäristön sisällä ja ymmärrämme, että voimme turvallisesti käyttää Copilotia työssämme assistenttina.
Jos sinulla on Microsoft 365 Copilot-lisenssi (siis se maksullinen, jolla voit tehdä PowerPoint-esityksiä ja ratkoa kiperiä Excel-ongelmia), pääset portaalin kautta käsittelemään tietoja ja tiedostoja organisaation sisältä (Business Chat) ja etsimään tietoa verkosta (Copilot Chat). Näkymät ovat silloin tällaiset:
Business Chat on käytössä silloin, kun Copilotin namiska/nutikka/toggle/liukukytkin on käännettynä Työ-asentoon. Silloin voit yytsiä tietoa omista sähköposteistasi, Teams-viesteistä ja kokousmuistioista. Voit summonoida esiin tiedostoja ja tehdä niiden perusteella uusia tiedostoja.
Kuva 6 Copilotin työnäkymä eli Business Chat
Copilot Chat on käytössäsi silloin, kun liukukytkin on Verkko-asennossa. Voit etsiä tietoa verkosta Copilotin kanssa keskustellen, pyytää ideoita ja paljon muuta. Vaikka tämä puoli nauttiikin korotetusta tietosuojasta, emme suosittele tänne syötettäväksi mitään omia tai organisaation sensitiivisiä/kriittisiä tietoja.
Kuva 7 Copilotin verkkonäkymä, eli Copilot Chat
Jos sinulla ei ole maksullista Copilot-lisenssiä, pystyt silti hyödyntämään Copilotia esimerkiksi verkkohauissa, ideoinnissa, kuvien luonnissa, tekstien kääntämisessä ja monenlaisessa muussa kivassa. Näkymä on silloin tällainen:
Kuva 8 Copilotin näkymä ilman maksullista lisenssiä
Mitä eroa on Copilotilla ja Copilotilla?
Rakas ystäväni, tämän kysymyksen äärellä on itse kukin pysähtynyt hetkeksi. Copiloteja on useita erilaisia, esittelen niistä ne, jotka meillä arjessa eniten näkyy, ja jotka saattaa mennä sekaisin:
Kuluttajalle suunnatut Copilotit:
Ilmainen Copilot ja maksullinen Copilot Pro. Nämä ovat sinun käytössäsi, jos sinulla on henkilökohtainen Microsoft-tili. Näillä Copiloteilla ei ole kaupallisten tietojen suojausta, joten näitä EI saa käyttää työn tekemiseen, eikä niihin voi kirjautua työtunnuksilla (Entra-ID).
Maksullista Copilot Pro:ta voit käyttää M365-sovelluksiesi kanssa.
Organisaatioille suunnatut Copilotit:
Microsoft Copilot: tämä on Copilot, jonka saat työkäyttöösi kirjautumalla omalla työtunnuksella nyt vaikka sinne osoitteeseen copilot.cloud.microsoft (jos siis et ole vielä kiinnittänyt Copilotia portaaliin)
Löydät sen myös M365-portaalista, eli osoitteesta microsoft365.com. Tämä Copilot suojaa kaupallisia tietoja, mutta emme suosittele syötettäväksi mitään sensitiivisiä tietoja.
Microsoft 365 Copilot: tämä on se tekoälyavustajien kruununjalokivi, joka osaa kaikista eniten. Se tietää asemasi organisaatiossa ja löytää tiedot, joihin sinulla on pääsy. Se tietää minkälaisia viestejä olet saanut kollegoiltasi tai mitä kaikkea eri kokouksissa on puhuttu. Tyhjän paperin tai tyhjän Excel-solun kammo pyyhkiytyy Copilotilla, eikä koskaan enää tarvitse brainstorm-sessioiden jälkeen kenenkään lähteä selvittelemään epämääräisiä post-it-lappunippuja, vaan Copilot tekee senkin sinun puolestasi. Kaiken kaikkiaan saat sen avulla sujuvuutta ja mielekkyyttä työarkeesi.
Miten Microsoft 365 taipuu Mobiilisti?
Kännykkään kannattaa ladata M365-sovellus, jonka kautta Copilotin käyttö käy käden käänteessä. Tästä(kin) Copilotista löytyy työpuoli (Business Chat) sekä verkkopuoli (Copilot Chat).
Kuva 9 Copilotin työnäkymä mobiilisti
Kuva 10 Copilotin verkkonäkymä mobiilisti
M365 mobiilisovelluksena antaa sinulle monipuoliset mahdollisuudet operoida tiedostojasi mobiililaitteelta, sillä pääset sitä kautta käsiksi sekä OneDriven, että SharePointin tiedostoihin.
Huom! Sovelluskaupassa oleva Copilot-sovellus on tarkoitettu kuluttajakäyttöön. Siihen ei pysty kirjautumaan Entra-ID-tunnuksilla.
Yhteenveto
Microsoftin Copilotilla on useita ilmenemismuotoja, joiden keskellä menee välillä asiantuntijallakin aivot solmuun. Tämä uudistus, jossa työtunnuksilla käytettävät Copilotit siirrettiin M365-portaalin hellään huomaan, on suunta parempaan. Ari sai siis vihdoin tahtonsa läpi, eli nyt meidän on tutustuttava portaaliin, ainakin jos haluamme käyttää Copilotia sitä kautta.
Kuva 11 Ari sai tahtonsa läpi
Mainospuheena voisin tähän loppuun mainita, että meillä tulee juuri tästä aiheesta Kahvivarttijunan jakso torstaina 31.10.2024. Jos et jo ole Kahvivarttijunan asiakas ja se kovasti kiinnostaisi, ole yhteydessä meihin 😊
Iloa ja valoa päivääsi! 🦄⭐😍
-Karoliina, PilviEnkeli
