TOP 5-keinot sössiä Copilot for Microsoft 365-lisenssi-investointi ja vastaavat vinkit miten välttää nuo sudenkuopat
Moni teistä varmaan jo tietääkin sen, että Microsoft 365 on eräs maailman yleisimmistä ja käytetyimmistä julkisista pilvipalveluista. Saman sateenvarjon alta löytyy monen näköistä namia sisäiseen ja ulkoiseen viestintään, dokumentin- ja tehtävienhallintaan, tietoturvaan, laitehallintaan ja niin edelleen. Joku teistä armaista lukijoista on saattanut kuulla viime aikoina myös termin tekoäly tai Copilot.😉 Viime vuoden lopulta lähtien tuon Microsoftin perinteisemmän tuottavuus- ja tietoturvastäkin kylkeen on ollut saatavilla myös maksullista Copilot for Microsoft 365-palvelua.
Copilot for M365 tuli myös ”tavallisten kuolevaisten” saataville tammikuussa 2024, jolloin asiakkailta ei vaadittu enää tietyntyyppisiä vakiointisopimuksia tai minimitilausmääriä Microsoftin suuntaan tän serviisin osalta. Itselläni on ollut ilo ja kunnia olla seuraamassa niin sanotusti eturivistä Microsoft 365-palveluperheen voittokulkua Suomessa ja muualla maailmassa yli vuosikymmenen ajan. En ole rehellisesti sanottuna kertaakaan tuon reilun kymmenen vuoden aikana nähnyt Microsoftilta palvelua, joka herättää näin paljon kiinnostusta ja positiivista intohimoa kaikenkokoisissa ja -näköisissä asiakkaissa.
Tän palveluperheen vakaa tarkoitus ja aikomus on vapauttaa jokaiselta arkisen aherruksensa parissa puurtavalta aikaa tylsien rutiinitehtävien parista ja lisätä sitä kautta organisaatioiden tuottavuutta, tehokkuutta ja henkilöstön tyytyväisyyttä. Ja siihen se myös pystyy, kunhan tekee tämänkin osuuden kunnolla.
Copilot for Microsoft 365-lisenssejä saa hankittua miltei mistä tahansa, ei välttämättä ihan lähimmältä Shelliltä muttei kauaksi mene siitäkään. Tässäkään leikissä – kuten ei myöskään tuossa perinteisemmässä M365-puolessa – ei riitä pelkkä lisenssien ostaminen. Lisenssit ovat jälleen kerran vain sitä polttoainetta, jotka mahdollistavat palveluiden käytön. Mutta ne palvelut pitää osata ottaa käyttöön ja kaikkien tätä käyttävien pitää opetella taikamankelia myös käyttämään. Tässä Nobel-tasoisessa blogissani annan teille 5 vinkkiä, joilla saatte ryssittyä melko varmasti tulevan Copilot for Microsoft 365-lisenssihankintanne. Saatte samalla myös muutaman neuvon, joilla noita metsään menemisiä voisi mahdollisesti välttää.
Tarina alkaa
Napataan tarinan esimerkiksi omalla alallaan meritoitunut infrarakentamisen suunnittelutoimisto Ilmarin Infra, jonka palkkalistoilla painaa hommia erilaisissa toimenkuvissa noin 80 ihmistä.
Yrityksen toimitusjohtaja Ilmari – Kuka Muu Muka – on työviikkonsa jälkeen tukemassa kyläbaarinsa pitäjää ja kuulee yrittäjätutultaan Erkiltä Copilot for M365:stä. Erkki hehkuttaa Ilmarille sitä, että miten mahtavia hyötyjä he ovat heidän organisaatiolleen tästä saaneet. Viikonloppuna Ilmari päättää, että nyt laitetaan putiikin liikevaihto ja tulos hockey stick-käyrän asentoon tekoälyn avulla. Seuraavana maanantaina hän ottaa yhteyttä IT-hovitoimittajaansa ja kertoo, että nyt on kiire päästä tekoälyn kuumimmalle ja korkeimmalle aallonharjalle. Hovitoimittaja käy Ilmarin kanssa lävitse Copilot M365-lisenssoinnin kustannukset ja Ilmari hieman säpsähtää. Hitto, nää lisenssithän pitää maksaa vuodeksi etukäteen ja täähän maksaa yli 300 euroa vuodessa per kärsä.
Nuukana miehenä Ilmari päättää, että tilataanpas näitä nyt yksi kappale ja hän ottaa sen alkuun omaan käyttöönsä. Kyllähän nyt kuitenkin toimari tietää ylivoimaisesti parhaiten minkälaisia tarpeita hänen henkilöstöllään on ja mitä hyötyä tukiälystä itse kullekin on, tuumii Ilmari mielessään. Lisenssi saadaan välittömästi Ilmarin käyttöön ja hän saa lisenssistä tuon reilun 300 euron vuosilaskun. Illalla painaessaan päätään tyynyyn Ilmari huokaisee tyytyväisenä: nyt on lisenssi hankittu ja hän pääsee keräämään kaikki kokemukset ja hyödyt sekä itselleen että koko omalle yritykselleen.
Tiistaina Ilmarin Infrarakennus aloittaa Copilot-käyttöönottonsa. Jos haluatte olla kuin Ilmari niin toimikaa seuraavien viiden ohjeen mukaan. Mikäli taas ette niin lukaiskaa nuo DigiVaarin vinkit kunkin kohdan alta.
1. Hanki se Copilot for Microsoft 365-lisenssi tosiaan vain yhdelle käyttäjälle
Ilmari tosiaan tuumaili seuraavaa juteltuaan IT-toimittajansa kanssa:
- Nää on kyllä niin perkuleen kalliita, että ei me raaskita ottaa tätä yhtään isommalle porukalle
- Hemmetti, näähän piti tosiaan vielä maksaa heti vuodeksi eteenpäin
- Kyllähän me nyt tällä toimarin koekäytöllä saadaan aivan varmasti riittävä kuva tän tekoälyn hyödyistä koko meidän putiikille ja kaikille käyttäjille eri työrooleissa
Ei, ei ja ei. Jokainen varmaankin ymmärtää sen, että erilaisissa työrooleissa Copilotista on erilaista hyötyä yksilöille. Projektipäällikön tai suunnittelijan päivittäiset tarpeet ovat huomattavasti erilaiset kuin vaikkapa esimerkiksi myyjän, viestintäihmisen tai talousammattilaisen. Ja joillekin sitä hyötyä tästä ei välttämättä ole ollenkaan 😊
Vinkkinä siis se, että kootkaa teiltä riittävän kokoinen pilottiryhmä (minimissään 5-10 henkilöä tässä esimerkkikokoluokassa) mahdollisimman erilaisista työrooleista. Kokeilkaa palvelua rohkeasti ja jakakaa kokemuksia keskenänne.
Muistakaa asettaa myös tälle tekemiselle tietyt raamit ja tavoitteet. Tällä tarkoitan muun muassa sitä, että käykää aina teille sopivan ajanjakson jälkeen yhdessä sekä onnistumiset ja epäonnistumiset lävitse. Lisäksi pilottiryhmälle ja sen jokaiselle jäsenelle on ensiarvoisen tärkeää varata päivittäin riittävästi aikaa näiden taikamankeleiden testaukselle ja muullekin renkkaamiselle.
2. Kyllähän se pelkkä lisenssihankinta tässä nyt riittää, ei tässä mitään suunnitelmia tai tukea tarvita
Ilmarin mielestä olisi todellista humpuukia käyttää tällaiseen tekemiseen jotain konsultinretkua ja jopa tuhlata siihen arvokasta aikaa & rahaa.
Eihän tässä nyt tarvita mitään muuta tehdä kuin hankkia vaan se Copilot for M365-lisenssi, se teko- ja tukiäly on kyllä itsessään niin älykäs et kyllä se osaa koko tän osuuden itsenäisesti tehdä tuumaa hän.
Ilmari rakas, ei näin.
Tässä tekoälyhuumassa ollaan nyt oikeasti isojen asioiden äärellä. Tuo Copilot vaikuttaa nyt ja jatkossa erittäin isosti moneen asiaan:
- Miten palvelu on syytä käyttöönottaa teknisesti?
- Onko meidän yrityksellä ylipäätään minkäänlaista strategiaa AI-asioiden ympärillä?
- Missä kunnossa meidän tiedon suojaus ja luokittelu on tällä hetkellä?
- Missä kaikkialla se meidän yrityksen data ja muu viestintäliikenne lymyilee?
- Miten varmistetaan se, että pää- ja loppukäyttäjät osaavat ajaa Copilot-Kurkkumopoa?
- Ja niin edelleen, listaa voisi jatkaa loputtomiin?
Vinkkinä siis Ilmarille ja teille kaikille muillekin: käyttäkää suunnitteluun, erilaisiin käyttöönottoihin ja oman henkilöstön osaamisen jatkuvaan kasvattamiseen ja ylläpitämiseen kumppania, joka hallitsee koko Copilot for M365-kokonaisuuden lisäksi myös tuon perinteisemmän Microsoft 365-osuuden.
Edeltävien vaiheiden jälkeen Ilmari toteaa, että nyt mentiin pöpelikköön kuten Rovanperän Kalle Jyskälässä. Hän havaitsee, että eihän he saaneet organisaationa riittävästi näkemyksiä ja kokemuksia yhden hengen pilottiryhmällä. Ilmari voittaa luurikammonsa, soittaa tutulle IT-kumppanille ja tilaa kymmenen Copilot M365-lisenssiä lisää.
3. Siirry haavemaailmaan, jossa ajattelet et kun ne lisenssit on nyt hankittu pilottiryhmälle niin Copilot tekee itsestään kaikki työt heidän puolestaan
No niin, nythän meillä onkin sitten Copilot-lisenssit koko pilottipoppoolla. Kyllähän kaikki ryhmän jäsenet osaa tätä kokonaisuutta alkaa itse sujuvasti käyttämään, osaavathan ne käyttää sähköpostiakin tuumaa Ilmari kaffetauolla.
Samalla hän laskeskelee pihinä miehenä innoissaan sitä, että nyt voin irtisanoa ainakin 30 % henkilöstöstä kun meidän tuottavuus kasvoi yhdessä yössä aivan valtavasti. Hän hymyilee naputellessaan henkilöstökulusäästöjä taskulaskimeensa.
Tässä kohtaa myös varoituslippua ylös eli noin ei kannata toimia.
Vinkkinä siis: muista, että se Copilot for M365 ei tee mitään automaattisesti Sun puolesta. Sun pitää osata käyttää ja käskyttää sitä. Ja ainakaan tällä hetkellä elokuussa 2024 se ei myöskään korvaa yhdenkään ihmisen työpanosta.
4. Älä missään nimessä tue pilottiryhmän käyttäjiä palvelun omaksumisessa ja oppimisessa
Taas on Ilmarilla tuumaustauon aika. Kyllähän tähän aiheeseen perehtymiseen riittää yksi puolen tunnin koulutus koko porukalle. Niin ja onhan se nettikin nyt täynnä kaikkia kivoja ohjeita ja videoita tän aiheen ympäriltä.
Ei muuten satavarmasti riitä.
Copilot for M365:n osalta on syytä muistaa, että se on kokoelma erilaisia Copilotteja tällä hetkellä. Outlookin päällä on omansa, Teamsin päällä omansa, Office Appien (Word, PowerPoint jne..) omansa ja niin edelleen.
Mikäli loppukäyttäjien osaamisen kehittymistä ei tueta määrämuotoisesti ja jatkuvalla mallilla niin seuraa tilanne, jossa käyttäjä toteaa inhimillisesti et täähän on ihan paska. Koska hän ei osaa.
Vinkki: etsikää Copilot-tekemiseen kumppani, joka kykenee auttamaan myös tällä sektorilla tuotteistettujen palveluiden avulla.
5. Jätä kaikki vanhat toimintamallit ja järjestelmät käyttöön
Eihän tässä nyt tarvitse kuitenkaan mistään wanhasta luopua hämmästelee pilottiryhmä. Nää meidän 15 vuotta käytössä olleet Y- ja x-verkkolevyt on kivoja, mitä enemmän näitä on niin sen parempi. Ja kun me ollaan myös niin totuttu näitä käyttämään
Ja sit se meidän omalta palvelimelta tuotettu sähköposti on myös tosi kliffa, ainahan me ollaan sitä käytetty ja just uusittiin toi palvelinrautakin viime syksynä.
Eli pidetään vaan näistä kaikista wanhoistakin jutuista kiinni, kyllä se Copilot kuitenkin auttaa meitä aivan älyttömästi.
Ei näin. Älkää jättäkö niitä kamoja sinne on premises-ympäristöihin. Copilot for M365 pääsee nyt tällä hetkellä käpistelemään dataa, viestiliikennettä ja muuta ainoastaan sen tiedon osalta, joka sijaitsee tuolla Microsoft 365-alustalla.
Eli vinkkinä: etsikää myös tähän puoleen kumppani, joka osaa auttaa teitä käyttöönoton suunnittelun, tukemisen ja organisaation kouluttamisen lisäksi myös tällä saralla. Eli suunnittelemaan sen, että miten se data viedään hallitusti ja turvallisesti M365-pilveen ja myös tekemään itse tuon siirron.
Siinäpäs muutamia ajatuksia, kokemuksia ja näkemyksiä näin vajaan vuoden Copilot for M365-matkan ajalta. 😉
Tämä on palvelukokonaisuus, joka kehittyy aivan hurjaa vauhtia ja käytännössä joka päivä tulee jotain uutta sekä konepellin alle että päälle. Seuratkaa siis aktiivisesti markkinaa, tässä leikissä kannattaa olla mukana. Ja vaatikaa tätä myös siltä teidän IT-kumppanilta.
Jos haluat rupatella aiheesta vaikka Teams-kaffien merkeissä niin otapa yhteyttä vaikka Aholan Anttiin tai meikäläiseen. 😊
Mukavaa alkanutta tekoälysyksyä kaikille ja muistakaa, kesääkin on vielä jäljellä. 🌞
